DBMS ATAU SMBD

Database adalah kumpulan file-file yang berhubungan yang telah diatur. Database yang besar diguakan untuk tujuan tertentu karena menawarkan sumber daya yang luar biasa yang hingga saat ini tidak tersedia bagi kebanyakan pengguna komputer pada umumnya.

DBMS (Database Management System), adalah sebuah perangkat lunak yang ditulis khususnya untuk mengontrol struktur sebuah database dan mengakses data. Dalam DBMS, pergantian alamat hanya boleh dimasukkan sekali, dan informasi yang di-update akan tersedia dalam sembarang file yang sesuai.

Keuntungan dari Database Management System adalah:

• Pengulangan Data Berkurang

Pengulangan data atau repetisi berarti bahwa field data yang sama (misal: alamat seseorang) muncul berkali-kali dalam file yang berbeda dan terkadang dalam format yang berbeda. Dalam sistem pemrosesan yang lama, file-file yang berbeda akan mengulang data yang sama sehingga memboroskan ruang penyimpanan.

• Integritas Data Meningkat

Integritas data berarti data itu akurat, konsisten dan terbaru. Dalam sistem lama, ketika ada perubahan dalam sebuah file, perubahan ini tidak perlu dibuat dalam file lain. Akibatnya, beberapa laporan memiliki informasi yang tidak akurat. Dalam DBMS, berkurangnya pengulangan berarti meningkatkan kesempatan integritas data, karena semua perubahan hanya dilakukan di satu tempat.

• Keamanan Meningkat

Meskipun berbagai departemen bisa berbagi pakai data, namun akses ke informasi bisa dibatasi hanya untuk pengguna tertentu. Hanya dengan menggunakan password maka informasi finansial, medis, dan nilai mahasiswa dalam database sebuah universitas tersedia hanya bagi mereka yang memiliki hak untuk mengetahuinya.

• Kemudahan Memelihara Data

DBMS menawarkan prosedur standar untuk menambahkan, mengedit dan menghapus rekaman, juga untuk memvalidasi pemeriksaan untuk memastikan bahwa data yang tepat sudah dimasukkan dengan benar dan lengkap ke dalam masing-masing jenis field. Utilitas backup data membantu memastikan tersedianya data jika terjadi kegagalan sistem primer.

Tiga komponen utama yang terdapat dalam DBMS adalah:

• Kamus Data

Atau biasa disebut repositori, adalah dokumen atau file yang menyimpan definisi data dan deskripsi struktur data yang digunakan dalam database. Kamus data tidak memuat data aktual database, namun hanya informasi untuk mengelolanya. Tanpa kamus data, DBMS tidak dapat mengakses data dari database. Kamus data menentukan pengaturan dasar database dan memuat dafta semua file ke dalam database, jumlah record setiap file, dan namna serta tipe masing-masing field. Kamus data juga membantu melindungi keamanan database dengan mengindikasikan siapa saja yang memiliki hak untuk mengaksesnya.

• Utilitas

Adalah program yang membantu Anda untuk dapat memperoleh database dengan cara menciptakan, mengedit, dan menghapus data, record dan file. Dengan utilitas ini Anda dapat memonitor jenis data yang dimasukkan dan memilah database Anda berdasarkan key field; melakukan pencarian serta mengatur informasi juga menjadi lebih mudah.

• Penghasil Laporan

Adalah program untuk menghasilkan dokumen yang terlihat pada layar atau yang dicetak dari semua atau sebagian database.

Administator Database

Database Administator (DBA) mengatur semua aktivitas yang berhubungan dengan dan yang diperlukan untuk sebuah database organisasi. Ia memastikan bahwa database mempunyai kemampuan untuk diperbaiki, mempunyai integritas, keamanan, ketersediaan, keandalan, dan performa. DBA menentukan hak akses pengguna; membuat standar, petunjuk dan prosedur kontrol; membantu menentukan prioritas permintaan; menentukan kebutuhan pengguna; dan mengembangkan dokumentasi pengguna dan prosedur input. DBA juga menangani masalah keamanan dan membuat serta memberlakukan kebijakan mengenai privasi pengguna.